Расскажите подробнее, каким образом осуществляется привязка электронных документов к бумажным и как вы реализовали прозрачное движение документов между SAP R/3 и EMC Documentum.

Для идентификации бумажной копии мы используем технологию бар-кодирования. До этого у нас были регистрационные номера, но проектируя систему, мы решили заменить их двумерными бар-кодами. Каждый входящий документ проходит первичную регистрацию, и для него генерируется бар-код. Он печатается и наклеивается прямо на входящий документ, и далее документ отправляется на поточное сканирование. Затем, после сканирования по бар-коду, электронный образ документа привязывается к регистрационной карточке и производится его окончательная регистрация. Аналогично и с факсами — факс-система непосредственно на факсимиле наносит бар-код, и далее он регистрируется так же, как и отсканированный. Ни один исходящий документ, ни один приказ, не получивший бар-кода, не имеет полной силы — подлинность документа гарантируется не только подписью и печатью, но и бар-кодом. Его трудно имитировать и легко проверить, например, ручным сканером, и это обеспечивает дополнительную степень защиты. Все финансовые документы, счета-фактуры также получают бар-коды.

Однако в организации документопотока между SAP R/3 и EMC Documentum бар-код не участвует. Технически это можно сделать, но проще реализовать интеграцию через внутренние номера документов в SAP R/3 с использованием стандартных сертифицированных коннекторов между SAP и EMC Documentum, которые осуществляют эту интеграцию.

Каковы основные результаты проекта?

Во-первых, главную задачу — уйти от бумажного документооборота — мы выполнили. И это самое большое наше достижение. Существенно повысилась оперативность и сократилось время хождения документов, причем количество самих документов увеличилось и постоянно растет. Сейчас в хранилище у нас уже свыше миллиона объектов, более половины которых привязано к SAP, и без перехода на новую систему мы просто не смогли бы нормально работать.

www.iemag.ru