Ставили ли вы задачу полностью избавиться от бумажного документооборота?

Да, задачу перейти к полностью безбумажному внутреннему документообороту мы ставили изначально. Если исходящий документ после подписи распечатывается и отправляется, то внутренние документы мы хотели полностью перевести в электронный вид. Любой внутренний документ должен быть электронным с самого начала и оставаться таковым как на этапе согласования, так и на остальных этапах его жизненного цикла.

В 2005 году, когда мы только приступали к этому проекту, у нас было около десяти тысяч входящих документов в год и примерно столько же исходящих. Причем один внутренний документ немедленно превращается в несколько: резолюция, подрезолюция, — и в результате объем внутреннего документооборота был очень большой. Сейчас любой входящий документ, который поступил на бумаге, после регистрации получает бар-код, после сканирования и окончательной регистрации превращается в электронный, а его оригинал сразу направляется в архив. Таким образом, бумага на входе попадает в архив — этот подход мы называем «виртуальным забором», за который бумажные документы не проходят внутрь предприятия. На выходе, если это необходимо, распечатка документа также сохраняется в бумажном виде. Но для большей части корреспонденции в этом просто нет необходимости — документ отправляется по факсу и сохраняется в электронном архиве, а на бумаге даже не появляется.

Как вы подходили к выбору платформы для автоматизации документооборота?

Нам важно было охватить системой документооборота всех сотрудников, которые участвуют в документационных процессах, — это прежде всего административный персонал и инженерно-технические работники предприятия. Кроме того, и это тоже важно, мы хотели не просто внедрить систему, которая решает поставленные нами задачи, но получить платформу, позволяющую развиваться, строить дополнительный функционал. Именно поэтому мы называем этот проект построением системы управления неструктурированной информацией. Организационно-распорядительный и финансово-договорной электронный документооборот — это первая часть наших задач. В будущем мы планируем существенно расширить систему. Например, включить в неё архив и управление проектно-сметной и конструкторской документацией, автоматизировать кадровый документооборот, возникший после внедрения HR-модуля SAP. У нас очень большой объем документации, связанной с системой менеджмента качества, — предприятие сертифицировано по стандартам ISO 9001, ISO 14001 и OHSAS 18001 в области менеджмента качества, экологии, промышленной безопасности и здоровья. Реализовать всё это мы планируем в 2008 году.

В процессе выбора рассматривались разные варианты, но платформа EMC Documentum имела весьма заметные преимущества перед конкурентами в решении поставленных задач. Кроме того, в 2004 году Documentum заняла лидирующую позицию в магическом квадранте Gartner и продолжает лидировать в нем. В результате весной 2005-го мы защитили проект на платформе EMC Documentum, и было решено начинать пилотный проект внедрения EMC Documentum в «ЛУКОЙЛ Нефтохим Бургас». Генеральным подрядчиком проекта выступила локальная дочерняя компания «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМа» (голов¬ной организации по информационно-технологическому обеспечению группы ЛУКОЙЛ. — Прим ред.) — «ЛУКОЙЛ Технолоджи Сервисиз Болгария», а основным исполнителем стала «Документум Сервисиз Раша».