Сколько длился этап опытно-промышленной эксплуатации?

Это еще одна особенность нашего проекта: опытно-промышленная эксплуатация затянулась почти на год. Причина в том, что как только пользователи заработали в системе, мы стали получать все больше и больше заданий на расширение ее функций. Задачи, которые мы ставили перед собой при запуске проекта, в это время были выполнены, и с такой точки зрения проект был практически завершен. Однако в ходе проекта возникли новые важные задачи.

Основная задача — это интеграция с SAP R/3. Поскольку внедрение обеих систем проходило параллельно, мы поставили задачу единого управления электронными документами, которые хранятся в ERP-системе, — договорами, счетами-фактурами, бухгалтерской документацией, исходящими сопроводительными документами и т. д. Прежде всего мы хотели использовать возможности платформы EMC Documentum в управлении финансовыми документами и договорами — отдать под управление платформы все, что связано с движением, просмотром документов и электронным архивом, а в SAP R/3 реализовать только непосредственно управление транзакциями.

Вторая задача — организовать непрерывный документопоток в рамках всего предприятия, а не только для пользователей ERP-системы. Например, эксперты и юристы проводят экспертизу договоров, но для этого им не нужно рабочее место ERP-системы, они без проблем выполняют свою работу в системе электронного документооборота. Дополнительное преимущество такого решения — снижение числа лицензий на ERP-систему. Кроме того, отдавая эти задачи EMC Documentum, мы хотели разгрузить ERP-систему от не основных для нее функций и тем самым повысить ее производительность. Замечу, что данный подход был официально признан руководством «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ».

В нашем решении все документы, как организационно-распорядительные, так и созданные в ERP-системе, хранятся в едином архиве, и доступ к ним возможен из обеих систем. Исходящие счета, например, связаны с архивом входящих и исходящих документов, а через него — с бумажными оригиналами. Возможен быстрый поиск по всем документам. Интересно, что мы смогли убедить бухгалтеров работать с электронными образами счетов. Входящие документы добавляются в архив, и после этого их нельзя уже ни потерять, ни заменить, а бухгалтеры и финансисты работают с их электронными образами. Замечу, что такую интеграцию систем мы сделали не сразу. Сначала реализовали единое управление договорами, затем автоматизировали управление входящими счетами и счетами-фактурами. Самым сложным было реализовать управление входящими счетами-фактурами, поскольку это связано с множеством рисков — таможенных, налоговых и т. д.

Для всех этих доработок нам потребовался почти год, и в промышленную эксплуатацию система УНИ была запущена одновременно с ERP-системой SAP R/3 — 1 января 2007 года, хотя весь 2006-й пользователи уже работали с документами в новой системе.